FAQ

IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni)

 

Che cosa è IPA?

IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) è stato istituito dall’art. 6-ter (Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi) del d.lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

In che misura il sistema di registrazione di AdP 2018 e IPA sono collegati?

Nel nuovo sistema di registrazione AdP 2018, nel momento in cui l’utente si registra in qualità di Responsabile o Inseritore, nel digitare il Codice Fiscale dell’amministrazione, il sistema accede ai dati di interesse presenti in IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni).

L’eventuale modifica di dati presenti in IPA può essere effettuata soltanto dal Referente IPA dell’amministrazione.

Nell’inserimento di un incarico in AdP 2018, il sistema propone di inserire anche l’attribuzione alle strutture dell’ente (AOO o UO). Cosa sono queste strutture?

Il sistema AdP 2018 colloquia con IPA e riporta l’articolazione dell’amministrazione (AOO e UO ) per come è stata descritta in IPA. L’eventuale modifica dei dati presenti in IPA può essere effettuata soltanto dal Referente IPA dell’amministrazione.

Che cosa cambia se scelgo o meno di selezionare strutture dell’ente (AOO o UO) cosa accade?

Se scelgo di selezionare una struttura dell’ente significa che l’incarico che sto inserendo risulterà conferito da <nome dell’amministrazione>-AOO (o UO) e così risulterà in fase di pubblicazione sul sito www.consulentipubblici.it.

 

Se scelgo di non selezionare una struttura dell’ente significa che l’incarico che sto inserendo risulterà conferito <nome dell’amministrazione> e così risulterà in fase di pubblicazione sul sito www.consulentipubblici.it.

Eventuali modifiche effettuate su IPA vengono recepite tempestivamente su AdP 2018?

Si, ogni notte viene effettuato un allineamento con i relativi dati presenti in IPA.  

SISTEMA DI AUTENTICAZIONE PERLAPA E RUOLI

 

Quali amministrazioni si devono registrare al sistema PerlaPA?

Le amministrazione ricomprese nell’art.1 comma 2 del Dlgs 165/2001.

Come si effettua la registrazione al sistema PerlaPA?

Per l’inserimento dei dati relativi a: Gedap, Gedas, Rilevazione permessi ex l. 104/92 e Anagrafe delle prestazioni 2017 (incarichi con data di conferimento antecedente al 1/1/2018.), l’amministrazione dovrà registrarsi seguendo la procedura illustrata sul vecchio sistema . Per l’inserimento dei dati relativi ad Anagrafe delle prestazioni 2018 (ossia, incarichi con data di conferimento a partire da 01/01/2018), l’amministrazione deve seguire la procedura illustrata sul nuovo sistema.

Come si accede al sistema PerlaPA per l’inserimento dei dati relativi ad Anagrafe delle prestazioni 2018 (nuovo sistema)?

Selezionando l’adempimento Anagrafe delle prestazioni e scegliendo l’opzione Accedi al Servizio2018 .

Come ci si può candidare a Responsabile o a Inseritore?

Nel nuovo sistema esiste una procedura guidata che consente di candidarsi per uno dei due ruoli. Per ogni amministrazione deve candidarsi un Responsabile PerlaPA (solo uno) e uno o più Inseritori

Un utente che si è candidato come Responsabile PerlaPA può operare da subito nel sistema?

No. La sua richiesta deve essere approvata dal Dipartimento della Funzione Pubblica. Riceverà una email che lo informerà sull’esito della sua richiesta. Se è stata accettata potrà iniziare ad operare nel nuovo sistema.

Ho provveduto ad effettuare la registrazione per Anagrafe delle prestazioni 2018 come Responsabile PerlaPA, ho ricevuto username e password, ma rientrando nel portale con le nuove credenziali appare la seguente dicitura: LA TUA UTENZA E' ATTIVA - IL TUO RUOLO SARA' ABILITATO NON APPENA TERMINATE LE OPERAZIONI DI VERIFICA. Cosa vuol dire?

Per poter operare in Anagrafe delle prestazioni 2018 sono previste due fasi sequenziali: registrazione e abilitazione. Con la registrazione si ottengono le credenziali per poter accedere al sistema; con l’abilitazione di ottiene l’operatività nel sistema. L’abilitazione del Responsabile PerlaPA viene effettuata, dopo le opportune verifiche, dal Dipartimento della funzione pubblica.

Quale è il ruolo del Responsabile PerlaPA?

Il Responsabile PerlaPA ha il compito di abilitare gli utenti che si sono candidati come Inseritori. Per fare ciò deve inserire il codice fiscale di tutti coloro che si sono candidati e procedere all’abilitazione. Può inoltre disabilitare utenti Inseritori e sostituire il Responsabile PerlaPA (ossia sé stesso con un altro soggetto che deve però essere già noto al sistema).

Quale relazione c’è fra il Responsabile PerlaPA nel nuovo sistema (Adp2018) e il Responsabile PerlaPA nel vecchio sistema sistema?

Non c’è alcuna relazione poichè i due sistemi sono completamente separati e sviluppati su piattaforme differenti. Quindi il Responsabile PerlaPA nel nuovo sistema può o meno coincidere con quello del vecchio sistema. In ogni caso, deve essere effettuata la registrazione nel nuovo sistema per poter procedere con l’inserimento degli incarichi con data di conferimento dal 1 gennaio 2018.

Quale relazione c’è fra Responsabile Procedimento (RP) Anagrafe prestazioni (vecchio sistema) e Inseritore (nuovo sistema) ?

Nel nuovo sistema esiste la figura dell’Inseritore che può inserire indistintamente incarichi a consulenti esterni alla pubblica amministrazione e incarichi a dipendenti. I due sistemi (vecchio e nuovo) sono completamente separati e sviluppati su piattaforme differenti. Quindi gli Inseritori del nuovo sistema possono o meno coincidere con gli RP Anagrafe delle prestazioni del vecchio sistema. In qualunque caso, deve essere effettuata la registrazione degli Inseritori nel nuovo sistema.

Un utente che si è candidato come Inseritore può operare da subito nel sistema?

No. La sua richiesta deve essere approvata dal Dipartimento della Funzione Pubblica. Riceverà una email che lo informerà sull’esito della sua richiesta. Se è stata accettata potrà iniziare ad operare nel nuovo sistema.

Ho provveduto ad effettuare la registrazione per Anagrafe delle prestazioni 2018 come Inseritore, ho ricevuto username e password, ma rientrando nel portale con le nuove credenziali appare la seguente dicitura: LA TUA UTENZA E' ATTIVA - IL TUO RUOLO SARA' ABILITATO NON APPENA TERMINATE LE OPERAZIONI DI VERIFICA. Cosa vuol dire?

Per poter operare in Anagrafe delle prestazioni 2018 sono previste due fasi sequenziali: registrazione e abilitazione. Con la registrazione si ottengono le credenziali per poter accedere al sistema; con l’abilitazione di ottiene l’operatività nel sistema. L’abilitazione dell’Inseritore viene effettuata dal Responsabile PerlaPA.

Quale è il ruolo dell’Inseritore?

L’Inseritore ha il compito di inserire e gestire gli incarichi, in maniera indistinta, sia dei soggetti estranei alla pubblica amministrazione (consulenti) sia dei dipendenti pubblici.

ll mio ruolo deve essere Inseritore ma ho sbagliato e mi sono registrato come Responsabile per la PA. Cosa devo fare per avere il ruolo di Inseritore?

Occorre procedere, in maniera autonoma, alla sostituzione del Responsabile per la PA utilizzando l’apposita funzione del Menù. Bisogna procurarsi preliminarmente l’atto di Nomina del nuovo Responsabile, che conterrà anche i dati anagrafici da inserire in fase di sostituzione. Terminata tale operazione si avrà il solo ruolo di Inseritore.

In fase di registrazione in Adp2018 (nuovo sistema), cosa chiede il sistema quando l’utente dichiara se è dipendente pubblico o no?

Se si indica dipendente pubblico “Si”, il sistema chiederà di inserire una email di lavoro; Se si indica dipendente pubblico “NO”, il sistema chiederà di inserire una PEC.

Il nuovo sistema (Adp 2018) accetta ogni tipo di dominio di email?

No. Il sistema non accetta i domini email gratuiti (es. gmail, yahoo, outlook, msn, ecc…). Occorre quindi dotarsi di una email di dominio non gratuito (email di lavoro).

Il sistema nuovo ( Adp2018) per la registrazione della candidatura a Responsabile richiede la compilazione elettronica dell’atto di nomina in formato pdf.p7m. Cosa si intende con questo tipo di formato?

Il formato pdf.p7m è un documento file .pdf nel quale è presente una firma digitale. Non è da confondere con i documenti .pdf scansionati. Il formato pdf.p7m consente di accertare l'identità di chi lo utilizza e assicura l'integrità dei documenti sui quali è stato apposto. Si tratta del formato creato a seguito dell’apposizione della firma digitale al documento mediante un apposito software. Il sistema di registrazione Adp 2018 non riconosce e non carica formati diversi dal pdf.p7m nel campo Atto di nomina (a Responsabile). Si raccomanda di utilizzare il modulo proposto per la nomina a Responsabile, di compilarlo elettronicamente e firmarlo digitalmente (il sistema NON accetta file stampati, firmati manualmente e scansionati)

Come si accede all’Area riservata del nuovo sistema (Adp2018)?

Nell’Area riservata (link) sarà necessario inserire il Codice Fiscale come Username e la password temporanea (ricevute via email) da ciascun utente, sia esso Responsabile o Inseritore. Al primo accesso sarà necessario modificare la password.

Ci sono delle specifiche da considerare per il cambio password nel nuovo sistema (Adp2018)?

Si. La password deve contenere minimo 8 caratteri di cui almeno una lettera maiuscola ed una lettera minuscola, un numero (1,2,3,4,5,6,7,8,9,0) ed un carattere speciale ( ! , ? , @ , $ , - , _ ) e non deve contenere spazi tra i caratteri.

E’ possibile registrare più Responsabili PerlaPA nel nuovo sistema (Adp2018)?

No. Il sistema riconosce che è già presente un Responsabile o una candidatura a Responsabile e non accetta la registrazione a questo ruolo. L’utente potrà registrarsi come Inseritore.

E’ possibile sostituire il Responsabile PerlaPA nel nuovo sistema (Adp2018)?

Il Responsabile PerlaPA potrà nominare un nuovo Responsabile PerlaPA, indicando il Codice Fiscale del Responsabile che subentra, che dovrà però essere registrato già nel nuovo sistema o come Inseritore o come Responsabile di altra PA. Questa operazione va fatta da un Responsabile accreditato, attraverso le opzioni disponibili nel menù dell’area riservata alla quale si accede dopo aver inserito le proprie credenziali di accesso

Anagrafe delle Prestazioni

 

Quali sono le amministrazioni tenute alle comunicazione di Anagrafe delle Prestazioni?

In base all’art. 53 del D.lgs. n. 165 del 2001, le amministrazioni pubbliche tenute all’adempimento sono quelle di cui all’art. 1, comma 2, del D.lgs. n. 165 del 2001.

Come è possibile inserire e gestire incarichi con data di conferimento antecedente al 1 gennaio 2018?

Gli incarichi con data di conferimento antecedente al 1 gennaio 2018 vanno inseriti nel vecchio sistema, accedendo con le credenziali in possesso o con le credenziali richieste secondo la procedura prevista dal vecchio sistema. Il sistema è rimasto immutato nelle sue funzionalità.

Come è possibile inserire e gestire gli incarichi conferiti a partire dal 1 gennaio 2018?

Gli incarichi con data di conferimento a partire dal 1 gennaio 2018 vanno inseriti nel nuovo sistema. Il sistema recependo le novità normative, richiede il caricamento dei files relativi al “curriculum vitae” e alla “dichiarazione svolgimento altri incarichi” per i consulenti e la valorizzazione di ulteriori campi.

Nel nuovo sistema (Anagrafe delle prestazioni 2018), è prevista la funzionalità di “invio dichiarazione”?

No. La funzionalità di “invio dichiarazione” è stata eliminata, in coerenza a quanto disposto dalla normativa.

Quali sono i termini entro i quali vanno inseriti gli incarichi nel nuovo sistema ( Anagrafe delle Prestazioni 2018)?

I termini sono i seguenti: gli incarichi relativi ai consulenti (ossia, a soggetti esterni alla pubblica amministrazione) vanno inseriti entro tre mesi dal conferimento dell’incarico, gli incarichi conferiti o autorizzati ai dipendenti vanno inseriti entro 15 giorni dal conferimento o autorizzazione dell’incarico, da parte dell’amministrazione a cui il dipendente che ha autorizzato l’incarico.

Qual è la procedura per poter inserire gli incarichi conferiti a partire dal 1 gennaio 2018?

Il pre-requisto per poter inserire gli incarichi nel nuovo sistema (incarichi con data di conferimento a partire da 1 gennaio 2018) è che l’amministrazione sia registrata in IPA. Se un’amministrazione non è presente in IPA non potrà procedere all’inserimento degli incarichi nel nuovo sistema.
Consultare le FAQ “Sistema di autenticazione PerlaPA e ruoli” per la spiegazione della procedura in domanda. Una volta effettuata la registrazione e avvenuta la convalida del ruolo di Responsabile/Inseritore, si potrà procedere all’inserimento degli incarichi. A differenza del vecchio sistema PerlaPa, l’utente Inseritore potrà inserire sia incarichi a consulenti che a dipendenti.

Sarà possibile trasmettere ancora incarichi utilizzando la modalità XML?

La nuova normativa impone la necessità di acquisire per ogni incarico anche i documenti in formato pdf, quali il "curriculum vitae" e la "dichiarazione svolgimento altri incarichi". La modalità di acquisizione via xml, previsto in passato dal sistema PerlaPA, non risulta più agevole per l'invio massivo, stante il limite dimensionale del file xml di cui fare upload ( 4 MB) Per facilitare l'invio degli incarichi senza utilizzare le funzioni on-line di PerlaPA, sarà reso disponibile la nuova versione del web service che permetterà di inviare in allegato i documenti in formato pdf.

L. 104/92

 

Come accedo all’adempimento Rilevazione Permessi ex l.104/92 nel nuovo sistema ?

Selezionando l’adempimento Permessi ex l.104/92 e scegliendo Accedi al Servizio. Si verrà reindirizzati al vecchio sistema in cui tutto è rimasto immutato rispetto all’adempimento in questione.

GEDAP

 

Come accedo all’adempimento GEDAP nel nuovo sistema ?

Selezionando l’adempimento GEDAP e scegliendo Accedi al Servizio. Si verrà reindirizzati al vecchio sistema in cui tutto è rimasto immutato rispetto all’adempimento in questione.

GEPAS

 

Come accedo all’adempimento GEPAS nel nuovo sistema ?

Selezionando l’adempimento GEPAS e scegliendo Accedi al Servizio. Si verrà reindirizzati al vecchio sistema in cui tutto è rimasto immutato rispetto all’adempimento in questione.